Журналы учета расхода лекарственных средств

Приложение N 2. Правила ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения

Правила
ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения

С изменениями и дополнениями от:

5 апреля 2018 г.

1. Настоящие Правила устанавливают требования по ведению и хранению специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, включенных в перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету*(1) (далее соответственно — журналы учета, лекарственные средства).

Информация об изменениях:

Пункт 2 изменен с 14 мая 2018 г. — Приказ Минздрава России от 5 апреля 2018 г. N 149Н

2. Настоящие Правила не распространяются на ведение и хранение специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств, содержащих наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры и включенных в списки II, III, IV перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации*(2), а также комбинированных лекарственных препаратов, которые содержат кроме наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров другие фармакологически активные вещества и в отношении которых в соответствии с пунктом 4 статьи 2 Федерального закона от 8 января 1998 г. N 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах»*(3) предусмотрены меры контроля, аналогичные тем, которые установлены в отношении наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, содержащихся в них..

3. Введение и хранение специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств, указанных в пункте 2 настоящих Правил, осуществляется в соответствии с Правилами ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 4 ноября 2006 г. N 644*(4), и Правилами ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 9 июня 2010 г. N 419*(5).

4. Журналы учета, заполняемые на бумажном носителе, сброшюровываются, пронумеровываются и скрепляются подписью руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя) и печатью юридического лица (индивидуального предпринимателя) перед началом их ведения.

Журналы учета оформляются на календарный год.

5. Листы журналов учета, заполняемых в электронной форме, ежемесячно распечатываются, нумеруются, подписываются лицом, уполномоченным на ведение и хранение журналов учета, и брошюруются по наименованиям лекарственного средства, дозировке, лекарственной форме.

По истечении календарного года сброшюрованные листы оформляются в журнал, опечатываются с указанием количества листов и заверяются подписью лица, уполномоченного на ведение и хранение журналов учета, руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя) и печатью юридического лица (индивидуального предпринимателя).

6. Записи в журналах учета производятся лицом, уполномоченным на ведение и хранение журнала учета, шариковой ручкой (чернилами) в конце рабочего дня на основании документов, подтверждающих совершение приходных и расходных операций с лекарственным средством.

7. Поступление лекарственного средства отражается в журнале учета по каждому приходному документу в отдельности с указанием номера и даты. Расход лекарственного средства записывается ежедневно. Аптечные организации и индивидуальные предприниматели, имеющие лицензии на фармацевтическую деятельность, записывают ежедневный расход лекарственного средства с указанием отдельно по рецептам, выписанным медицинским работникам, и по требованиям медицинских организаций.

8. Исправления в журналах учета заверяются подписью лица, уполномоченного на ведение и хранение журналов учета. Подчистки и незаверенные исправления в журналах учета не допускаются.

9. На последнее число каждого месяца лицо, уполномоченное на ведение и хранение журналов учета, проводит сверку фактического наличия лекарственных средств с их остатком по журналу учета и вносит соответствующие записи в журнал учета.

10. Журнал учета хранится в металлическом шкафу (сейфе), ключи от которого находятся у лица, уполномоченного на ведение и хранение журнала учета.

Приходные и расходные документы (их копии) подшиваются в порядке их поступления по датам и хранятся вместе с журналом учета.

11. Заполненные журналы учета хранятся в архиве юридического лица (индивидуального предпринимателя).

*(1) Статья 58.1 Федерального закона от 12 апреля 2010 г. N 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 16, ст. 1815, N 31, ст. 4161, N 42, ст. 5293, N 49, ст. 6409; 2011, N 50, ст. 7351; 2012, N 26, ст. 3446; N 53, ст. 7587).

*(2) Постановление Правительства Российской Федерации от 30 июня 1998 г. N 681 «Об утверждении перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 27, ст. 3198; 2004, N 8, ст. 663; N 47, ст. 4666; 2006, N 29, ст. 3253; 2007, N 28, ст. 3439; 2009, N 26, ст. 3183; N 52, ст. 6572; 2010, N 3, ст. 314; N 17, ст. 2100; N 24, ст. 3035; N 28, ст. 3703; N 31, ст. 4271; N 45, ст. 5864; N 50, ст. 6696, ст. 6720; 2011, N 10, ст. 1390; N 12, ст. 1635; N 29, ст. 4466, ст. 4473; N 42, ст. 5921; N 51, ст. 7534; 2012, N 10, ст. 1232; N 11, ст. 1295; N 19, ст. 2400; N 22, ст. 2864; N 37, ст. 5002; N 48, ст. 6686; N 49, ст. 6861; 2013, N 9, ст. 953; N 25, ст. 3159; N 29, ст. 3962; N 37, ст. 4706; N 46, ст. 5943; N 51, ст. 6869; 2014, N 14, ст. 1626; N 23, ст. 2987; N 27, ст. 3763; N 44, ст. 6068; N 51, ст. 7430; 2015, N 11, ст. 1593; N 16, ст. 2368; N 20, ст. 2914; N 28, ст. 4232; N 42, ст. 5805; 2016, N 15, ст. 2088; 2017, N 4, ст. 671, N 10, ст. 1481, N 23, ст. 3330; N 30, ст. 4664; N 33, ст. 5182).

*(3) Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 2, ст. 219; 2002, N 30, ст. 3033; 2003, N 2, ст. 167; N 27, ст. 2700; 2004, N 49, ст. 4845; 2005, N 19, ст. 1752; 2006, N 43, ст. 4412; N 44, ст. 4535; 2007, N 30, ст. 3748; N 31, ст. 4011; 2008, N 30, ст. 3592; N 48, ст. 5515; N 52, ст. 6233; 2009, N 29, ст. 3588, 3614; 2010, N 21, ст. 2525; N 31, ст. 4192; 2011, N 1, ст. 16, ст. 29; N 15, ст. 2039; N 25; ст. 3532; N 49, ст. 7019, ст. 7061; 2012, N 10, ст. 1166; N 53, ст. 7630; 2013, N 23, ст. 2878; N 30, ст. 4057; N 48, ст. 6161, ст. 6165; 2014, N 23, ст. 2930; 2015, N 1, ст. 54; N 6, ст. 885; N 29, ст. 4388; 2016, N 1, ст. 28; N 15, ст. 2052; N 27, ст. 4160; ст. 4238.

*(4) Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 46, ст. 4795; 2008, N 50, ст. 5946; 2010, N 25 ст. 3178; 2012, N 37, ст. 5002.

*(5) Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 25, ст. 3178; 2011, N 51, ст. 7534; 2012, N 1, ст. 130, N 41, ст. 5623, N 51, ст. 7235.

Источник

Журнал учета лекарственных средств

Настройка блока страниц

Количество страниц ( input[type=range]’).val(konv_obr(60)); $(‘#str’).val(60); calc();»>рекомендуется 60 стр.): (листов: 10 )

• 20
• 40
• 60
• 80
• 96
• 200
• 300
• 400
• 500
• 600

Ламинировать обложку C двух сторон

Нумерация, скрепление, печать:

Отверстия для прошивки

Тиснение на обложке

Все настройки

Настройка обложки

Ручка на верёвке

Проклеить корешок бумвинилом

Цвет обложки:

Цвет обложки:

Бумвинил

Кожзам

Бумага

Логотип на обложку

Образец журнала

Для учета лекарственных средств в медучреждениях используют журнал.
Журнал учета лекарственных средств имеет графы:
1 № п/п
2 Наименование лекарственных средств
3 Единица учета
4 Приход (количество)
5 Расход (количество)
6 Остаток
7 Примечание

Для предметно-количественного учета лекарственных средств в мед. учреждениях ведут журнал предметно-количественного учета лекарственных средств.
Возможно ведение журнала учета лекарственных средств вместо журнала учета лекарственных препаратов.

Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.

Источник

Журналы в аптечной организации

В какой аптеке должны заполняться специальные журналы, предназначенные для фиксации движения и условий хранения лекарственных препаратов, охраны труда сотрудников организации, регистрации распоряжений и приказов, взаимодействия с медицинскими организациями и так далее.

Виды журналов

Журналы для аптек могут быть обязательными, специфическими и необязательными. Рассмотрим их особенности подробнее:

• Обязательные журналы для аптечной организации. Это необходимые документы, которые нужны в каждой аптеке. Правила надлежащей аптечной практики это жестко регламентируют;
• Специфические журналы для аптечной организации. Это специфические журналы для аптек, которые работают с определенными условиями. Например, отпускают рецептурные препараты или работают с льготными категориями покупателей;
• Необязательные журналы для аптечной организации. Это дополнительные журналы, которые облегчают работу сотрудников в аптечном пункте или аптеке. Заполнение и оформление журналов этой группы ведется исходя из потребностей организации.

Внимание! Законодательство не ограничивает список журналов в аптеке. Каждая фармацевтическая организация может заполнять любые дополнительные журналы, необходимые для ее работы.

«Правила надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения», утвержденные приказом Министерства здравоохранения РФ № 647н от 31 августа 2016 г., определяют стандартную группу журналов, помогающих аптеке качественно выполнять свои функции.

Охрана труда в аптечной организации

• журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда;
• журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
• журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
• журнал регистрации инструктажа по электробезопасности.

Регистрация распоряжений и приказов

• журнал регистрации приказов (распоряжений) по предприятию,
• журнал учета проверок юридического лица или ИП органами государственного или муниципального контроля (надзора).

Хранение товаров аптечного ассортимента

• журнал ежедневной регистрации параметров температуры и влажности в помещениях для хранения лекарственных препаратов, медицинских изделий и биологически активных добавок;
• журнал периодической регистрации температуры внутри холодильного оборудования.

Движение и учет ЛП

• журнал регистрации результатов приемочного контроля;
• минимальный ассортимент лекарственных препаратов, необходимых для оказания медицинской помощи, отсутствующими на момент обращения покупателя;
• журнал учета лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности;
• журнал учета дефектуры;
• лабораторно-фасовочный журнал;
• журнал учета рецептов, находившихся (находящихся) на отсроченном обслуживании (при наличии);
• журнал учета поступления и расхода вакцин (при наличии).

Движение и учет ПКУ, наркотических и психотропных препаратов

• журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств, которые входят в перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (при наличии);
• журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров (при наличии).

Работа с медицинскими организациями

• журнал учета неправильно выписанных рецептов;
• журнал информационной работы с медицинскими организациями о порядке обеспечения отдельных категорий граждан лекарственными препаратами и медицинскими изделиями бесплатно, продаже лекарственных препаратов и медицинских изделий со скидкой.

При необходимости руководитель аптечной организации может ввести в работу и другие формы и виды журналов.

За хранение, ведение, обеспечение доступа к документам и, при необходимости, их восстановление отвечают уполномоченные сотрудники аптеки, которых назначает руководство аптеки.

Журналы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях. Срок их хранения регламентируют нормы и требования об архивном деле.

Журналы производственных аптек

Отдельно можно отметить производственные аптеки, которые, помимо перечисленных выше, должны вести дополнительные журналы:

• регистрации результатов контроля стадий изготовления растворов для инъекций и инфузий;
• регистрации режима стерилизации исходных лекарственных средств, вспомогательных материалов, изготовленных лекарственных препаратов, посуды и прочих материалов;
• регистрации результатов органолептического физического и химического контроля ЛС, изготовленных по рецептам, требованиям и в виде внутриаптечной заготовки, тритураций, концентрированных растворов, спирта этилового или фасовки лекарственных препаратов;
• регистрации результатов контроля очищенный воды или воды для инъекций;
• результатов контроля ЛС на подлинность.

Форма ведения журналов

Несмотря на то, что большинство журналов можно вести как в бумажном, так и электронном виде, некоторые из них закон требует оформлять строго на бумажном носителе. Их необходимо сброшюровать, пронумеровать и скрепить подписью руководителя.

Источник

Как вести учет лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности? Нужен ли журнал?

Аптеки и медицинские организации должны вести учетную документацию, касающуюся оборота лекарственных средств.

Иногда препараты могут не только помочь, но и навредить больному еще больше, если срок их годности истек, и в процесс вступили химические и физические реакции, изменяющие свойства лекарства.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно !

Нужно ли учитывать ЛП?

Организации розничной торговли лекарственными средствами, сети аптек, медицинские организации (в том числе амбулаторные, стационарные, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты), ИП или иные организации, имеющие лицензию на осуществление фармацевтической деятельности, обязуются вести следующую отчетную документацию:

1. журнал регистрации результатов приемочного контроля лекарственных препаратов;
2. журнал учета дефектуры (отсутствия) препаратов;
3. журнал учета лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности;
4. бухгалтерская отчетность.

Фармацевтической отчетности и порядку хранения лекарственных средств с ограниченным сроком годности посвящены следующие законодательные акты:

Пункт 11 Приказа № 706н утверждает обязанность организаций и ИП, имеющих лицензию на оборот лекарственных средств или занятие медицинской практикой, вести учет средств с ограниченным сроком годности:

1. с помощью стеллажных карт;
2. журналов учета;
3. с помощью компьютерного носителя.

Порядок ведения устанавливается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. В соответствии с положениями о купле-продаже, регулируемыми гражданским законодательством, и Законом РФ № 2300-1 «О защите прав потребителей», под сроком годности понимается конкретная дата, при наступлении которой товар становится непригодным для эксплуатации.

Для лекарственных препаратов данный срок устанавливается ОФС 1.1.0009.18, введенным в действие 01.12.2018 г. (утв. Приказом Минздрава РФ от 31.10.2018 г. № 749). Больше о сроках годности и хранения лекарственных препаратов читайте в отдельной статье.

В документации указываются:

• дата производства – момент выполнения первичного производства, связанного со смешиванием фармацевтической субстанции с другими компонентами лекарства;
• дата производства фармацевтической субстанции – начальная дата фасовки и упаковки средства;
• дата выпуска – разрешение вступления препарата в оборот.

Под препаратами с ограниченным сроком годности понимаются лекарственные средства, чей остаточный срок годности составляет от 1 года и менее или 50% и менее от общего срока годности.

Порядок

Руководитель организации (или ИП) и сотрудники ведут учет лекарственных средств, чей период использования ограничен. Руководство избирает наиболее удобный способ ведения документации: это может быть как заполнение от руки, так и ведение электронной версии журнала, а также издает соответствующие приказы. Работники обязуются их исполнять.

Права, обязанности и ответственность руководителя и сотрудников в области оборота лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности регулируются главами III-IV Приказа Минздрава России № 647н.

Обязанности руководителя

Наибольшая ответственность возлагается на генерального директора (главврача или его зама) или на индивидуального предпринимателя в области учета поступивших и продаваемых лекарственных средств.

Прежде чем начать осуществление оборота, руководитель издает приказ о ведении учета таких лекарств, в котором отображаются:

• наименование приказа и наименование организации (ИП);
• дата и его номер;
• цель приказа;
• дата начала ведения учета;
• его форма (бумажный или электронный носитель);
• ФИО и должность лица, которое назначается ответственным за ведение журнала учета лекарство с ограниченным сроком годности;
• ФИО и лица, которое назначается ответственным за исполнением приказа об учете.

Ответственное лицо может быть назначено и отдельным приказом.

Вторым шагом является утверждение процедуры работы с препаратами, чей срок годности на исходе. На этом этапе утверждается акт, закрепляющий права, обязанности и ответственность сотрудников аптеки или медицинской организации по своевременному выявлению просроченных препаратов и осуществлению их утилизации. Подробно о том, где и в каком виде должна быть указана дата изготовления и как разобраться в указанном сроке годности лекарства, читайте тут.

Разработка плана-графика и, согласно ему, проведение инструктажей сотрудников по работе с такими препаратами (п. 10 Приказа № 646н).

Выделение зоны для хранения просроченных лекарств и установление срока для направления их на утилизацию. В этом случае также издается локальный нормативный акт.

Для того чтобы избавиться от препарата с истекшим сроком действия, руководитель заключает договор с лицензированной организацией, в чьи обязанности входит сбор, транспортировка и размещение отходов, определенных как I-IV класс опасности (ст. 59 ФЗ № 61 «Об обращении лекарственных средств» и Постановление Правительства от 03.09.2010 г. № 674).

Контроль работы. Руководитель должен организовывать плановые и внеплановые внутренние проверки по работе с лекарственными средствами с ограниченным сроком годности.

Доведение до сотрудников законодательных изменений в области оборота лекарственных средств.

Обязанности сотрудников

Сотрудник, назначенный ответственным за работу с такими лекарственными средствами, обязуется вести журнал их учета (бумажный или электронный). В его задачи входит ежедневное информирование сотрудников, занимающихся продажей или использованием лекарств, об истекающем сроке годности, согласно записям в журнале. В задачу ответственного лица также входит перемещение лекарств, чей срок годности подходит к концу, в специальные условия хранения до процедуры утилизации.

Правила проверки

Контроль за проверкой внутри организации реализуется ее руководителем. Он устанавливает план, в который включается период проверки лекарственных средств по журналу учета. Дата назначается по выбору руководителя, но не реже 1 раза в квартал.

Лекарственные средства, срок годности которых подходит к концу, должны быть перемещены в специальную зону хранения, именуемую карантином (п. 12 Приказа № 706н и п. 24 Приказа № 647н). Всего таких зон должно быть несколько: для просроченных препаратов, для лекарственных средств, пригодных к применению, и для иных изделий медицинского назначения.

Зона карантина, предназначенная для хранения просроченных лекарств, должна иметь маркировку, которая устанавливается руководителем путем издания соответствующего приказа. Сама зона может быть в форме:

• сейфа;
• отдельной полки в сейфе;
• холодильник, если того требуют условия хранения препарата.

Лекарства с истекшим сроком годности, обнаруженные вне карантина во время проверки, вносятся в акт списания, в котором кроме сведений о препарате отражается следующая информация:

1. о причинах несвоевременного перемещения средства;
2. о денежном эквиваленте средства.

Данные о списанных средствах также вносятся в бухгалтерскую отчетность. Точный срок хранения препаратов в карантине установлен только для наркотических средств и психотропных веществ – до 30 (до 28 в феврале) числа месяца, в котором произведено списание (Приказ № 127). Срок хранения для остальных лекарств устанавливается руководителем. До его истечения просрочка должна быть передана организации, с которой подписан договор, для последующей утилизации.

Ведение журнала

Форма ведения журнала учета лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности устанавливается Приказом руководителя по его выбору (электронный или бумажный носитель). Форма самого журнала законодательно не устанавливается, то есть, руководитель организации или ИП вправе самостоятельно сделать его или заказать в типографии.

Как правило, независимо от способа его ведения, в документе отражаются следующие сведения:

Титульный лист:

• наименование организации (ИП);
• наименование документа;
• дата начала и окончания ведения журнала.

Основная часть (в виде таблицы):

• порядковый номер;
• наименование препарата;
• серия;
• единица измерения;
• номер документации;
• количество;
• срок годности;
• остаток нереализованного препарата в последние месяцы до окончания срока годности;
• дата регистрации в журнале;
• примечания.

Оформление журнала различается от способа его ведения:

1. Журнал на бумажном носителе, в соответствии с п. 4 Приказа № 378н, сшивается, нумеруется и скрепляется подписью и печатью руководителя организации (ИП) перед началом ведения учета.
2. Листы электронной формы учета распечатываются каждый месяц и подписываются лицом, ответственным за ведение и хранение журнала. Сшивание производится:

• по наименованию препарата;
• дозировке;
• лекарственной форме.

По окончании периода ведения учета, листы сшиваются в один журнал, опечатываются с указанием количества страниц, заверяются подписью ответственного лица и скрепляются печатью и подписью руководителя (ИП).

Сколько хранится?

Журналы учета по окончании срока его действия передаются в архив организации или ИП (п. 11 Приказа № 378н).

Точный период хранения не установлен актами Министерства Здравоохранения, но вместе с тем для его установления может быть использована норма ч. 2 ст. 9 ФЗ № 294 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», которой установлен срок плановой проверки: 1 раз в 3 календарных года.

Руководитель организации или ИП вправе выбрать наиболее удобную для них форму ведения учета лекарственных средств, чей срок годности ограничен. Заполнение журнала необходимо для предотвращения оборота просроченных препаратов. По истечении срока годности лекарства помещаются в карантинную зону и впоследствии подлежат утилизации.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Источник