Оборудование для учета лекарственных средств

Автоматизация аптеки в ногу со временем

Автоматизировать аптеку сложнее, чем обычный магазин. Партионный учет, регламентированное ценообразование, работа с дистрибьюторами — особенностей много. Требуется специализированное решение, которое упростит работу фармацевтов и заведующего. В аптеке несколько участков работы, и на каждом у программы автоматизации свои задачи.

Первый стол

Автоматизация продаж в аптеке позволяет провизору сконцентрироваться на обслуживании клиентов, освобождая от необходимости следить за техническими моментами вроде срока годности.

Касса

Современные кассы работают онлайн и хранят данные о продажах в облаке. Это удобно — для работы нужен только браузер, а заведующий следит за выручкой в реальном времени.

Но не во всех аптеках стабильный интернет. Выбирайте программу, которая поддерживает автономную работу, например СБИС Розница. Сложности с подключением не остановят продажи. Касса продолжит пробивать чеки, а сведения о проданных лекарствах отправятся в ОФД, систему маркировки и программу бэк-офиса при первом подключении к сети.

Программа должна быть совместима со всеми моделями онлайн-касс. Для автоматизации аптек мы рекомендуем использовать комплект оборудования: компьютер и фискальный регистратор.

В качестве компьютера используйте неттоп. Он сэкономит место на кассе. Фискальный регистратор подбирайте быстрый, с автоотрезчиком и печатью на широкой ленте, ведь у лекарств длинные названия (йод не считается). Кроме того, на широких чеках удобно печатать объявления о скидках и акциях.

Аптекам с высокой нагрузкой рекомендуем фискальный регистратор ШТРИХ-М-01Ф или АТОЛ 25Ф. Для точек с небольшим бюджетом на автоматизацию есть доступный вариант с отличными характеристиками — Viki Print 80 Plus Ф.

Каталог лекарственных средств

Аптечному кассиру нужен удобный каталог с быстрым поиском препарата и его аналогов, проверкой наличия. Хорошо, если первостольник видит дефектуру по популярным позициям. Так он сразу скажет клиенту, есть ли нужное лекарство.

Чтобы все сведения были перед глазами, на кассе нужен удобный монитор. Если рабочее место позволяет, установите AOC E970SWN с диагональю 18,5 дюймов. Если нужен вариант поменьше, подойдет Philips 17S4LSB на 17 дюймов.

Маркировка

С 2020 года действует обязательная маркировка лекарств. Аптеки отчитываются о приемке, продаже и списании препаратов и для этого должны подключиться к системе маркировки. Удобнее, если программа автоматизации сама передает коды в Честный знак. Так провизор сможет работать в одной системе, не переключаясь между программами.

Для продажи маркированных лекарств кассиру нужен 2D-сканер штрихкодов. В аптеках с небольшим потоком покупателей можно использовать недорогую модель. Например, Honeywell Voyager 1470g или Newland HR3280 Marlin II. Там, где клиентов много, требуется оборудование помощнее, такое как Honeywell Genesis 7580g.

Скидки и акции

В аптеках часто действуют спецпредложения и программы лояльности. Программа должна поддерживать работу со всеми их видами: начислять и списывать баллы с бонусных карт, автоматически пересчитывать цену акционных товаров, позволять назначать скидки вручную (например для пенсионеров). Также программа должна собирать подробную и наглядную статистику для оценки эффективности акций.

Экран покупателя на кассе поможет привлечь внимание к акциям. Он покажет покупателю чек и действующие скидки, что облегчит допродажи. В качестве экрана можно установить обычный монитор, такой как AOC E970SWN.

Контроль цен

Цены на препараты из списка ЖНВЛП устанавливает государство. Чтобы лично не отслеживать стоимость лекарств в аптеке, заведующий может поручить это программе. Она автоматически проверит, что цены не превышают допустимый максимум с учетом региональной шкалы наценок.

Склад

Даже небольшому аптечному пункту нужна учетная система. Она отследит путь препаратов от поступления до продажи и автоматизирует инвентаризацию, проконтролирует остатки и напомнит вовремя закупить товар.

Контроль товародвижения и запасов

Автоматизируйте приемку, перемещение или инвентаризацию, чтобы не заводить данные вручную и избежать ошибок. Используйте терминал сбора данных (ТСД), сканер штрихкодов или смартфон с программой для складского учета. Вы просто сканируете коды на транспортных упаковках или препаратах, а программа сверяет их с документами и показывает расхождения.

На больших складах лучше использовать ТСД (например Mindeo MS3690) или беспроводной сканер (Honeywell Voyager 1472G). С ними провизор сможет отойти от компьютера на несколько метров, быстро отсканировать много кодов и вернуться оформить документы. Смартфон тоже освобождает сотрудника от привязки к компьютеру, но его камера не предназначена для штрихкодов, поэтому он считывает их медленнее и больше подойдет аптечным киоскам.

Закупки

Анализ запасов тоже можно автоматизировать — программа подскажет заведующему, что пора дозаказать, а каких товаров еще хватает. Умные системы по данным о продажах рассчитывают минимальный и максимальный запас каждого лекарства, как часто и в каком количестве его нужно закупать, сами формируют заявки. Встроенный справочник поставщиков поможет выбрать лучшую закупочную цену.

Партионный учет

В аптеках удобнее устанавливать цены на каждую партию лекарственных средств отдельно. Программа автоматизации должна поддерживать партионный метод расчета себестоимости.

Работа упрощается, если программа может автоматически создать и распечатать этикетки партии, ценники, стеллажные карты. Добавьте принтер этикеток, такой как Godex DT2-US, и провизорам не придется самим вырезать этикетки.

Сроки годности

По специальным отчетам в программе автоматизации заведующий отследит, у каких партий скоро закончится срок хранения, и вовремя назначит скидку. Если срок уже истек, при продаже программа выделит просроченное лекарство и не даст пробить его по ошибке.

Карантинная зона

Для бракованных и просроченных лекарств в аптеках должен быть отдельный склад — карантинная зона. Хорошо, если в учетной системе можно выделить ее и вести там собственный учет.

Контроль доступа

Аптеки работают с наркотическими и психотропными веществами. Система контроля доступа позаботится, чтобы посторонний не попал на склад препаратов. Выдайте сотрудникам карты доступа, а на служебный вход в зону хранения установите считыватель. Если боитесь, что сотрудники будут терять или забывать карты, поставьте терминал доступа по отпечатку пальца.

Совместите контроль доступов с программой автоматизации, и вы получите полноценный учет рабочего времени. Больше никаких опозданий и ранних уходов.

Аптечная сеть

Контроль всех аптек сети

В аптечном ритейле программа автоматизации поможет центральному офису отследить работу точек по всей стране. Она составит отчеты по выручке, рейтинг продаж медикаментов, поможет проконтролировать выполнение плана по каждой аптеке, покажет, во сколько открылась и закрылась кассовая смена.

Если в аптеке есть видеонаблюдение, его тоже можно подключить к автоматизации. Программа отследит подозрительные операции в чеках (отмену, большое количество «ручных» скидок) и сразу покажет действия кассира в момент продажи.

Ценообразование

В крупных сетях стоимость препаратов может отличаться в зависимости от города и региона. В программе автоматизации легко настроить цены для каждой аптеки. Если прайс поменяется, достаточно указать новые цены в каталоге — без остановки продаж.

Автоматизация аптеки под ключ

Хорошо, когда одна программа закрывает любые задачи автоматизации в аптеке. СБИС Для аптек избавит от рутинных операций на всех участках. В одном интерфейсе заведующий сможет контролировать склад, продажи, управлять ценами, оформлять заказы, составлять графики сотрудников.

Если у вас уже есть своя программа учета, данные из нее легко перенести в СБИС. Если же вы не готовы отказаться от работы в привычной системе, СБИС интегрируется с ней и будет своевременно переносить данные о розничных продажах.

Программа совместима со всеми популярными моделями торгового оборудования. Инженеры сервисного центра СБИС помогут подобрать, установить и настроить необходимую технику.

Источник

Маркировка для продавца лекарств

Основные положения и решения для маркировки лекарств:

1. Нормативная документация

Обязательная маркировка товара в аптеке производителем регулируется постановлениями правительства, устанавливающими правила внедрения ИС МДЛП, обращения лекарственных средств (ЛС) и установки размера оплаты услуг за выпуск маркировочных кодов. Основными законодательными документами являются:

• ПП №1556 и ПП №1118 «Положение о системе МДЛП»;
• ПП №1557 «Об особенностях внедрения системы МДЛП»;
• ПП №557 «Об размера платы за услуг по предоставление кодов».

Основным федеральным законом, регулирующим обращение лекарственных средств, является ФЗ №61. Документ определяет полномочия федеральных органов, форму надзора за оборотом и разработкой ЛС, правила регистрации препаратов и другие аспекты.

2. Как работает система маркировки лекарств.

В цепочке логистики участвуют производители, дистрибьюторы, аптеки и медицинские учреждения. Производитель наносит на вторичную упаковку, а если ее нет — на первичную, уникальный цифровой код Data Matrix. Передает сведения о введение продукции в оборот в базу Честного ЗНАКа (ИС МДЛП). Оборудование для маркировки двумерными кодами лекарств изготовитель приобретает самостоятельно. Оператор системы предоставляет за свой счет специальное устройство — регистратор эмиссии. Оно позволяет генерировать ключ и код проверки, хранит и обеспечивает защиту маскировочных кодов.

Обязательна маркировка лекарств для дистрибьюторов. Они должны подтвердить в системе получение партии от изготовителя, указать организации розничную сети, куда переданы препараты. Аптечные сети отправляют в Честный ЗНАК данные о совершенных продажах через ОФД при помощи онлайн-касс. Медицинские учреждения также подтверждают получение препаратов в системе МДЛП. По мере их использования отправляют данные о выбытие через регистратор. Регистратор выбытия — специальное устройство для фиксации выбытия из оборота маркированного лечебного средства. Представляет собой аналог онлайн-кассы, взаимодействующий напрямую с ИС МДЛП. Предоставляется учреждениям за счет оператора системы.

3. Что такое SGTIN в маркировке лекарств?

Для идентификации товаров разработаны коды SGTIN и SSCC. С их помощью можно отличить одну маркировочную единицу от другого продукта.

• SSCC – это номер серии транспортной упаковки.
• GTIN — шифр типа продукции.
• SGTIN – это расширенные кодовые данные GTIN, содержащие в отличие от других кодов информационные данные о фармацевтической продукции.

Получить код SGTIN можно только в ассоциации ГС1 РУС.

При приеме товаров аптекой сканируется проставленный отправителем SSCC. По этому номеру в базу заносятся сразу все вложенные в транспортную тару SGTIN. Если нет номера серийной упаковки, аптечному работнику придется сканировать все коды SGTIN для передачи в ИС МДЛП. Однако давайте сначала разберемся, что нужно для маркировки лекарств аптечным организациям.

Хотите, чтобы наш специалист помог вам зарегистрироваться в системе маркировки?

Обратитесь к нам прямо сейчас и получите специальное предложение!

Свяжитесь с нами

Маркировка лекарственных препаратов 2020 году для аптек

С чего начать маркировку лекарств в аптеке:

• ознакомиться с правовыми документами;
• выбрать способ передачи данных;
• заказать электронную подпись;
• зарегистрироваться на сайте честныйзнак.рф;
• определиться с программой учета;
• подготовить рабочее место сотрудников;
• провести обучение по маркировке лекарств.

Для полноценной работы из оборудования для маркировки лекарств аптечному пункту понадобится персональный компьютер и сканер штрихкода DataMatrix.

Источник

Как изменится работа медорганизаций с введением обязательной маркировки ЛП

В России продолжается эксперимент по внедрению системы маркировки лекарственных препаратов. Она станет обязательной с 1 января 2020 г., тогда все организации, имеющие лицензии на фармацевтическую и медицинскую деятельность, будут передавать данные в Федеральную государственную информационную систему «Мониторинг движения лекарственных препаратов» (МДЛП или ИС «Маркировка»). Для этого клиникам необходимо внедрить специальный электронный документооборот. Сделать это можно с помощью доработки существующей системы складского учета или установки дополнительного решения.

Общая характеристика системы МДЛП

Медучреждениям придется передавать информацию о получении ЛП от поставщика, их перемещении между отделениями, отпуске препаратов для медицинского применения, уничтожении и временном выводе из оборота. И если во время приемки препаратов информация о маркировке на упаковке и в системе мониторинга не совпадет, лекарства нужно будет возвращать поставщику. Закупать и применять ЛП, данные о которых не внесены в систему, запретят.

Перемещение препаратов должно отражаться в системе в течение 5 рабочих дней. Вероятно, после запуска системы в промышленную эксплуатацию срок будет сокращен до 1 рабочего дня.

ИС «Маркировка» – это электронный документооборот: принимаются только готовые документы, заверенные усиленной цифровой подписью. В ответ на загруженные данные приходит квитанция с положительным или отрицательным результатом. Поэтому к системе нельзя подключить сканнер штрих-кодов или формировать в ней документы о поступлении лекарств (они должны быть подготовлены во внешней системе). Требования к форме и содержанию описаны на официальном сайте оператора МДЛП в разделе «Маркировка лекарств» – «Документы» – «Разработчикам».

Способы организации обмена данными:

2) автоматически – по API.

Ручной вариант предполагает выгрузку документов с помощью личного кабинета на сайте и получение квитанций с результатом в ответ. При этом сами документы нужно готовить вне системы мониторинга. Интеграция по API позволяет организовать автоматический обмен.

Для регистрации на сайте потребуется усиленная цифровая подпись и данные из лицензии на медицинскую или фармацевтическую деятельность. Регистрация двухэтапная. Вначале нужно подтвердить, что организация – резидент РФ и авторизоваться с помощью электронной подписи. Затем откроется окно с заявлением.

ФИО руководителя и ИНН организации в цифровой подписи и в ЕГРЮЛ должны быть одинаковыми. Иначе для регистрации придется перевыпускать электронную подпись или вносить изменения в ЕГРЮЛ.

Срок рассмотрения заявления – 10 рабочих дней. Ответ придет на электронную почту. Статус заявления можно самостоятельно проверить на сайте системы. После подтверждения регистрации необходимо добавить пользователей и места оказания деятельности. Подробно процесс регистрации описан в Руководстве пользователя Личного кабинета.

Процесс выгрузки данных при получении лекарств от поставщика

Первая выгрузка данных в систему мониторинга должна произойти при получении лекарств от поставщика. Работа с ИС «Маркировка» предполагает заключение соглашения в свободной форме между поставщиком и клиникой об информационном обмене через систему. После заключения соглашения стороны добавляют друг друга в список доверенных контрагентов в личном кабинете системы. Заводить данные поставщика не нужно, он выбирается из готового реестра и появится в списке доверенных контрагентов после того, как подтвердит готовность к взаимодействию. Клиника может получить запрос на добавление и от поставщика.

Прямое и обратное акцептирование при приемке лекарств от поставщика

В информационном соглашении обязательно отражается, каким будет акцептирование: прямым или обратным. Загрузка документов с информацией о лекарствах и их передаче силами поставщика является прямым акцептированием. В этом случае клинике остается только подтвердить получение и согласиться с данными поставщика, либо инициировать процедуру возврата. Отсутствие входящего документа является обратным акцептированием. Это означает, что необходимо вносить информацию самостоятельно:

• заполнить реквизиты документа, включая данные о сроках годности, серии, контрольных идентификационных знаках и т.п.;
• отсканировать вторичную и транспортную упаковки.

После отправки документа, подготовленного самостоятельно, нужно получить подтверждение отгрузки от поставщика.

Согласно закону оба варианта равноправны. С точки зрения организации бизнес-процессов разработчики системы предпочтительным считают вариант прямого акцептирования. Скорее всего, именно он получит распространение.

При выгрузке данных в систему важно отслеживать результат регистрации документа в получаемой квитанции. Если он положительный, лекарства можно использовать. В противном случае нужно будет инициировать процесс возврата. Принять от поставщика можно и часть предложенной партии ЛП. Для этого нужно будет самостоятельно создать документ и получить подтверждение от контрагента.

Роль Регистратора выбытия

Второй раз клинике придется выгружать информацию во время использования препаратов или при их перемещении между отделениями. При использовании лекарств отправляемый в систему документ должен содержать указания на законодательные и/или установленные внутренними правилами основания для этого. В документе «Паспорта процессов, автоматизированные в ИС МДЛП» отражено, что можно выгружать информацию об использовании лекарств в первичной и вторичной упаковках. Но в рамках эксперимента маркируется только вторичная. Выгрузка информации о передаче лекарства для медицинского применения означает, что оно выбыло из оборота.

В требованиях к организации процесса выбытия прописано, что он должен проходить с обязательным применением специального прибора – «Регистратора выбытия». Речь о небольшом электронном устройстве с экраном, клавиатурой, встроенным сканером маркировки и несколькими разъемами для подключения к компьютеру или локальной сети. Работа с Регистратором начинается с создания накладной, акта списания или другого подобного документа со списком выбывающих препаратов. После создания документов нужно просканировать коды маркировки препаратов из списка. Подключение устройства к компьютеру позволяет сразу видеть результаты сканирования на экране. В противном случае сканирование происходит вслепую.

Для отправки информации в систему мониторинга с помощью Регистратора нужно еще внести номер и дату документа-основания выбытия. При интеграции устройства с информационной системой клиники вводить номера документов вручную не придется. Подключение Регистратора выбытия к локальной сети позволяет работать с ним сразу с нескольких компьютеров. При этом пользоваться встроенным сканером не получится. Вместо него можно будет использовать обычные сканеры штрих-кодов, подключенные к компьютеру. Но информация о выбытии будет отправляться с помощью Регистратора. Такой вариант подходит для крупных клиник и медицинских центров, так как у них, скорее всего, уже есть компьютеры и сканеры на рабочих местах.

Примерный внешний вид Регистратора выбытия, окончательный вариант пока не утвержден.

Оператор системы должен предоставлять Регистратор выбытия за свой счет. Для получения устройства необходимо оформить запрос в разделе «Анкеты и договоры» личного кабинета. Перед оформлением запроса нужно ознакомиться с проектом договора на оснащение. После остается выбрать место деятельности, заполнить анкету на получение и дождаться результата ее рассмотрения.

Пока маркировка не станет обязательной, регистратор выдается только клиникам, которые участвуют в тестировании системы.

Противоречия в требованиях

С точки зрения частных клиник в требованиях к процессу выгрузки информации об использовании препаратов есть противоречие. Пациент получает препараты во время покупки медицинской услуги, продажа происходит через кассу, выписывается чек. Согласно требованиям, любой процесс продажи ЛП предполагает отправку данных в ИС «Маркировка» с помощью онлайн-кассы. То есть аналогично процессу передачи данных при розничных продажах в аптеках. Но такой вариант не подходит клиникам. Потому что для медицинского применения лекарства отгружаются в первичной упаковке или без нее. А передавать информацию пока возможно только о препаратах во вторичной упаковке. Как именно решится этот вопрос, скорее всего, выяснится только после 1 января 2020 г.

Перемещение препаратов внутри клиники

Процесс перемещения ЛП между складами или отделениями наиболее прост, так как информация уже загружена во время получения препаратов. Регистратор выбытия при этой процедуре тоже не используется. Достаточно подготовить документ-основание перемещения. Ошибки при выгрузке данных могут возникнуть, если информация о месте перемещения не указана в системе. При этом регистрировать можно только места, указанные в лицензии на медицинскую или фармацевтическую деятельность.

Для справки

Основная информация об обязательной маркировке ЛП располагается на портале «Честный знак» и официальном сайте Росздравнадзора. Там же можно найти ссылки на законодательные акты и постановления правительства.

Для тестирования механизмов взаимодействия медучреждений с ИС «Маркировка» созданы региональные Центры компетенций. Их список есть на сайте оператора системы. Московская ГКБ им. М.П. Кончаловского стала всероссийским Центром компетенции. На ее базе проводится обучение специалистов других медорганизаций. В специальном разделе на сайте больницы выложены материалы с описанием опыта взаимодействия с системой. Во многих материалах указано, что по различным вопросам можно обращаться на электронную почту начальника ИТ-отдела. Однако ответ можно получить только если клиника расположена в Москве и Московской области. Остальным придется обращаться в региональные Центры компетенции. При этом можно столкнуться с тем, что приказ о назначении такого центра не принят. Но в любом случае клиники из списка настраивали обмен с системой и скорее всего поделятся опытом.

Полезные документы

Текущие недоработки системы

Дублирование наименований лекарств

Работа в ИС «Маркировка» построена так, что одна из сторон соглашается с тем, какая информация ей передается. И возможности ее редактирования нет. При этом одинаковые лекарственные препараты в документах разных контрагентов могут называться по-разному. Это приводит к дублям в системе учета, от которых не избавиться. Когда появится единый реестр с названиями препаратов, неизвестно.

Передача информации о выводе лекарств из оборота раньше их использования

Маркировка только вторичной упаковки привела к тому, что при отгрузке ЛП для медицинского применения в систему мониторинга выгружается информация только о ней. То есть препараты выводятся из оборота раньше, чем могут быть израсходованы. Поэтому возникают ситуации, когда по законным причинам лекарства могут быть не израсходованы, но выведены из оборота. Механизм обратного ввода в оборот существует. Но в случае с медорганизациями пока не понятно, что является достаточным основанием для этого.

Брак при нанесении штрихкодов с криптозащитой

Есть нерешенные проблемы и на этапе упаковки препаратов. Фармпроизводители утверждают, что при нанесении штрихкодов с криптозащитой, процент брака доходит до 89%. Связано это с длиной электронной подписи. По действующим нормативным актам она должна состоять из 88 знаков. Производители просят ее сократить до 20. Вопрос пока не решен, однако переносить сроки внедрения обязательной маркировки не планируется.

Согласно постановлению Правительства РФ от 14.12.2018 г. № 1557, субъекты обращения лекарственных средств из перечня высокозатратных нозологий обязаны зарегистрироваться в ИС «Маркировка» в период с 1 июля по 8 июля 2019 г. После регистрации есть 21 календарный день на подготовку к информационному взаимодействию с системой и оформление заявки для участия в тестировании, которое продлится 2 месяца.

Наказание за нарушения

Согласно подготовленным изменениям в Кодекс об административных правонарушениях РФ, за несвоевременное внесение данных в систему мониторинга, либо внесение в нее недостоверной информации с 1 января 2020 г. будет грозить штраф для должностных лиц в размере от 5 тыс. до 10 тыс. руб., для юрлиц – от 50 до 100 тыс. руб. Составлять протоколы и рассматривать дела будет Росздравнадзор.

Что делать медицинским организациям

Выгрузка документов в ИС «Маркировка» возможна только при использовании внешней системы для их формирования. Это можно сделать в медицинской информационной системе (МИС) или в отдельном решении для складского учета. Обмен данными через МИС возможен при наличии нужной функциональности. Если клиника уже работает с МИС, то внедрение отдельного решения усложнит учет и увеличит нагрузку на персонал. Доработка МИС будет более эффективным решением. Финансовая сторона доработки зависит от системы, с которой работает клиника.

Установка отдельной системы для учета – рабочий вариант для медорганизаций, которые не используют МИС. Правда, при условии, что установка МИС не планируется. Если система для складского учета разработана самостоятельно, логично будет сопоставить бюджет доработки со стоимостью готовых продуктов на рынке.

Материал подготовлен МИС «МедАнгел».

Источник