Лекарственные препараты запас средств

Логистика медикаментов как точка оптимизации затрат медицинских организаций

Источник: Менеджер здравоохранения, №4.2018, с.30-38
Автор статьи: Гайдуков А.И., Жупанова Д. Б., Реброва Е. Л., Кузнецова С. Г.
Статья о продукте: 1С:Медицина. Больничная аптека, 1С:Медицина. Больница

А.И. Гайдуков,
к.ф.-м.н, руководитель разработки линейки 1С:Медицина, фирма «1С», г. Москва, Россия

Д.Б. Жупанова,
руководитель направления по автоматизации АХД медицинских организаций, фирма «1С», г. Москва, Россия

Е.Л. Реброва,
начальник управления организационного обеспечения и контроля качества медицинской деятельности, Клинический центр ФГАОУ ВО Первый МГМУ им. И.М. Сеченова Минздрава России, г. Москва, Россия

С. Г. Кузнецова,
аспирант, ФГБУ Центральный научно-исследовательский институт организации и информатизации здравоохранения МЗ РФ, г. Москва, Россия

Введение

Стационарная медицинская помощь в настоящее время является наиболее ресурсоёмким сектором здравоохранения [5]. В структуре затрат стационара статья «Медикаменты» обычно одна из самых больших (см. рис.1) и занимает 10-15% от всех затрат [6]. Важной особенностью запасов лекарственных средств и расходных медицинских материалов является ограниченный срок годности. Чрезмерные запасы медикаментов влекут не только расходы на их хранение, потери при списании просроченных запасов, но и расходы по утилизации медицинских отходов специализированными фирмами, имеющими соответствующую лицензию. Поэтому задача управления запасами медикаментов всегда актуальна для стационаров, а автоматизация этого процесса даёт значительный экономический эффект.

Рис. 1. Примерная структура затрат стационара

Методы

Рассмотрим основные этапы снабжения лекарственными препаратами в медицинских организациях [7]:

• формирование годовых потребностей больницы в медикаментах:
  • консолидация годовых потребностей подразделений больницы;
  • составление плана-графика закупок;
  • формирование лотов и формирование извещений о закупке по 44-ФЗ или 223-ФЗ (для государственных и муниципальных учреждений);
  • заключение контракта на поставку, в спецификации к контракту указывается перечень закупаемых товаров;
• формирование оперативных (в течение года) потребностей больницы в медикаментах:
  • оформление заказов на поставку товаров;
  • поступление в аптеку медицинской организации;
  • квартальная корректировка годовых потребностей (плана графика);
• распределение по подразделениям поступивших на склад медикаментов.

Необходимость закупки товаров определяется скоростью потребления товаров, промежутком времени между размещением заказа поставщику и поставкой товара, а также уровнем их запасов на складе и в подразделениях. В теории управления запасами выделяют несколько методов поддержания уровня запасов [8]:

• заказ под заказ – потребности на закупку формируются по заказам подразделений. Складские запасы аптеки не учитываются. Этот метод обычно используется для дорогостоящих позиций, которые имеют эпизодическое потребление.
• расчет по статистике – выполняется прогноз расхода товаров согласно статистике потребления: в расчет берется среднее значение за выбранный интервал детализации (например, среднедневное потребление, среднемесячное потребление). При снижении остатка до уровня, необходимого на время пополнения запаса, формируется требование на пополнение, исходя из предполагаемого среднего потребления. Этот метод хорошо показывает себя при ритмичном и регулярном потреблении номенклатурной позиции.
• min-max – при каждом снижении остатка до заданного минимума происходит пополнение до фиксированной максимальной величины запасов.

Для разных номенклатурных позиций могут применяться различные методы поддержания уровня запасов. Метод min-max при его простоте сильно зависит от исходных статистических данных и не позволяет оптимально сбалансировать запасы [8]. Для поддержания уровня медикаментов в стационарах используется редко.

Организация лекарственного обеспечения в условиях государственных закупок имеет определенные особенности: промежуток времени между размещением заказа и поставкой товара в учреждение зависит от способа размещения заказа (торги, запрос котировок цен или закупка у единственного поставщика), а сам способ размещения заказа зависит от суммы размещаемого заказа. Время от размещения лота на торговой площадке до поставки препарата в аптеку может достигать 1,5-2 месяцев.

Виды количественного и суммового учета запасов на складе, применяемых для учета медикаментов:

• Серийный учет – учет материальных запасов в разрезе серий и сроков годности. Ведение серийного учета является обязательным для лекарственных препаратов и медицинских расходных материалов [4].
• Партионный учет – методика учета материальных запасов на складах организации, при котором фиксируются партии поступления товара на склад с указанием времени, стоимости и количества [3]. Может применяться одновременно с серийным учетом.

Децентрализованная схема снабжения

Основным документом, регламентирующим организацию и порядок учета лекарственных препаратов в учреждениях здравоохранения, является «Инструкции по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР», утвержденная приказом Минздрава СССР от 2 июня 1987 года N 747 [1]. Исторически сложившаяся практика планирования обеспечения медикаментами сводится к сбору заявок, составляющих потребности подразделений (годовой и оперативный план) в бумажном виде или в электронных таблицах. Такая схема не имеет обратной связи: сопоставления годового плана закупок с распределяемыми по отделениям медикаментами в течение года. Как правило, процесс планирования обеспечения не автоматизирован, а ручное сопоставление заявленных потребностей и их исполнения слишком трудоёмкий.

В этой схеме хранения запасов организовано на трёх уровнях (рис.2):

1. больничная аптека;
2. склад старшей медицинской сестры;
3. запасы постов и кабинетов.

Складской учет, как правило, ведется только на уровне склада больничной аптеки. Автоматизация тотального предметно-количественного учета медикаментов на складе обычно вызвана требованиями законодательства в части бухгалтерского учета. Поэтому возможны две схемы организации такого учёта: автоматизирован складской учёт (он является первичным), в бухгалтерскую программу проводится трансляция суммовых или количественно суммовых проводок по счёту движения материалов; второй вариант: весь учёт ведётся материальными группами бухгалтерии непосредственно в программах бухгалтерского учета. На сегодняшний день бухгалтерский учет в РФ автоматизирован во всех больницах (100% покрытие). При этом запасы в подразделениях не учитываются, так как в бухгалтерском учете, как правило, моментом списания считается выбытие товара из больничной аптеки.

Рис. 2. Схема организации складов с указанием уровня автоматизации

Согласно приказу 747 [1] на складах подразделений должен быть запас медикаментов на 3-10 дней. Таким образом, управление запасами осуществляется на уровне подразделений, а больничная аптека выполняет роль посредника и работает по схеме «заказ под заказ» с ответственным хранением медикаментов.

Для выполнения требований приказа 747 [1] по таксировке (определения стоимости отпущенных материальных ценностей) и печати формы АП-73 «Стеллажная карточка» [2] необходимо ведение партионного учета в аптеке.

Децентрализованная схема снабжения показана на рис. 3.

Рис.3. Децентрализованная схема снабжения

• Складской учет ведется на уровне складов организации.
• Списание товаров производится в момент перемещение в подразделение.
• Фактический расход материалов не регистрируется.
• Формирование годовых и оперативных потребностей больницы в медикаментах производятся в подразделениях, больничная аптека работает по схеме «заказ под заказ».
• Лекарственные назначения выполняются по остаткам подразделений.

• Невозможность оценить уровень запасов в медицинской организации в целом.
• Объективно оценить обоснованность сформированных в подразделениях потребностей не представляется возможным.
• Так как склады подразделений имеют ограниченные размеры, то запасы, приобретенные по потребностям подразделения, хранятся в больничной аптеке и становятся доступными к заказу всему подразделениями. Для контроля распределения закупленных препаратов с потребностями подразделений приходится применять сложные схемы, например, резервирование или раздельное хранение.
• Нет контроля над непревышением бюджета закупок медикаментов по каждому подразделению, так как это не входит в зону ответственности больничной аптеки.
• Нет контроля заявок подразделений на закупку по перечню номенклатуры.

Схема снабжения с управлением запасами

Децентрализованная схема снабжения имеет существенный недостаток – отсутствие единой точки управления запасами медикаментов в медицинской организации.

Введение схемы снабжения с управлением запасами подразумеваем создание единого центра контроля запасов медицинской организации – ответственного за запасы. Эту роль может выполнять заместитель главного врача по лечебной работе. Для того чтобы ответственный за запасы мог эффективно выполнять свои функции ему необходима разнообразная информация:

• уровень текущих запасов медикаментов;
• уровень потребности в медикаментах;
• статистика потребления медикаментов.

Для введения схемы снабжения с управлением запасами необходима автоматизация как процессов учёта, так и процессов планирования обеспечения, поэтому к автоматизированному складскому учету медикаментов на складах медицинской организации добавляется автоматизированный оперативный складской учет медикаментов на складах подразделений (склады старших медицинских сестер). Вся заявочная кампания переводится в автоматизированную систему: сбор заявок, консолидация в общий план закупок, сопоставление со складскими остатками, сопоставление с лотами и спецификациями уже заключенных договоров поставки и поставленными товарами, отслеживание исполнения потребностей подразделений, корректировки потребностей. Это позволяет иметь информацию обо всех потребностях и текущих запасах в единой точке, а также накапливать статистику потребления медикаментов по подразделениям.

Рис.4. Общая схема снабжения с управлением запасами

• Складской учет материалов ведется на 2-х уровнях: склад, подразделение.
• В медицинской организации выделяется ответственный за запасы во всей медицинской организации (центр управления запасами).
• Списание производится в момент передачи товара на пост или кабинет (или в конце некоторого периода).
• Формирование годовых и оперативных потребностей в медикаментах в подразделениях формируется с учетом утвержденного формуляра медицинской организации [9]. Формуляр ограничивает перечень закупаемых медикаментов и утверждается руководством медицинской организации.
• При анализе годовых потребностей в медикаментах, которые были сформированы в подразделениях, ответственный за запасы анализирует статистику потребления подразделений за предыдущие периоды на предмет обоснованности закупки.
• Производятся консолидированные закупки, т.е. формируется единая заявка на закупку медикаментов по потребностям разных подразделений.
• При формировании консолидированной заявки потребности к закупке сокращаются с учётом остатков на складе аптеки.
• Консолидированная закупка по потребностям всех подразделений дает возможность отказаться от резервирования товаров на складе, но при этом вводится обязательный контроль требований подразделений на предмет соответствия заказа ранее сформированной потребности.
• Ответственный за запасы может использовать дополнительные методы контроля затрат – контроль бюджетов подразделений на закупки медикаментов.
• Лекарственные назначения выполняются с учетом остатков больничной аптеки.

Для обоих типов схем этапы движения медикаментов из больничной аптеки в подразделения одинаковы (рис. 3 и рис. 4):

1. Товар со склада отгружается по требованию, поступившей от старшей сестры, в подразделение.
2. Старшая сестра подразделения согласно листам назначения передает медикаменты на пост.
3. Постовая/палатная сестра выдает медикаменты пациентам согласно листам назначений.
4. В листе назначений постовая/палатная сестра ставится отметки о выдаче медикаментов пациентам.

Но так как в схеме управления запасами складской учет в подразделениях автоматизирован, то документооборот со складом может быть организован в электронном виде. Для упрощения ведения складского учета в подразделениях может применяться штрихкодирование потребительских (вторичных) упаковок с присвоением индивидуального номера упаковке. Факт передачи упаковки на пост/кабинет фиксируется с помощью штрихкод сканера.

Схема снабжения с управлением запасами не противоречит 747 приказу [1], но при этом расширяет возможности по управлению запасами без существенного увеличения трудозатрат на ведение учета. В таблице 1 приведено сравнение выполняемых функций с указанием отличий от децентрализованной схемы снабжения.

Таблица 1.
Распределение функций в схеме снабжения с управлением запасами. Выделены изменения относительно децентрализованной схемы снабжения

Источник

Росздравнадзор опубликовал результаты мониторинга запасов средств биозащиты и лекарств

Росздравнадзор опубликовал данные мониторинга на конец марта по объему запасов средств биологической защиты и необходимых лекарств в период пандемии коронавирусной инфекции. В среднем по всей России средств индивидуальной защиты хватит меньше чем на неделю. Несмотря на это, почти во всех сибирских регионах в аптеках в наличии маски есть. Несколько хуже дела обстоят с респираторами, которые продаются только в тувинских и иркутских аптеках. Основных лекарственных противовирусных препаратов сибирским медучреждениям хватит в среднем на месяц.

Росздравнадзор представил данные первого мониторинга средств биологической защиты и лекарственных препаратов в условиях пандемии коронавирусной инфекции. Его источником послужили статистические подразделения региональных управлений ведомства. Однако часть данных оценочна, а показатели находятся в непрерывной динамике. Предполагается, что в среднем запасов средств защиты хватит на пять-шесть дней, запасы медикаментов в регионах неравномерны.

Как сообщил „Ъ“ министр здравоохранения Кузбасса Михаил Малин, 17 марта дополнительно из регионального бюджета выделены 30 млн руб. «На них закупаются лекарства, средства индивидуальной защиты, антисептики и медицинские изделия, в том числе бесконтактные термометры. В Кемеровской областной клинической инфекционной больнице создан запас средств индивидуальной защиты и лекарственных препаратов»,— пояснил господин Малин.

«Полторы недели назад муниципальная новосибирская аптечная сеть заключила договор на поставку масок в количестве более 300 тыс. шт. Ожидаем, что они прибудут на следующей неделе. Сразу после получения маски будут доступны для приобретения в сети»,— рассказал „Ъ“ директор сети Дмитрий Шеин. По его словам, активно маски начали раскупать в феврале: «На пике продажи могли достигать более 20 тыс. шт. в день. За январь-март мы продали 30-месячную норму масок».

В то же время Новосибирская область — лидер по запасам масок в медицинских учреждениях — почти 1,5 млн шт. За ней следует Кемеровская область (чуть более 1 млн шт.). От 500 тыс. до 1 млн шт. масок насчитывается в медучреждениях Алтайского и Красноярского краев, Омской и Иркутской областей и Республики Тыва. Меньше всего — в Республике Алтай (170 тыс. шт.). В алтайском минздраве сетуют на низкий процент закупок из-за низкой численности населения региона. «Численность населения республики составляет 218,9 тыс. человек. Создан 14-дневный запас средств индивидуальной защиты: медицинские маски, респираторы, одноразовые защитные противовирусные костюмы. По состоянию на 1 апреля все медучреждения и население испытывают сложности с приобретением одноразовых медицинских масок. Текущая потребность в них только со стороны медучреждений составляет 750 тыс. шт. (двухмесячный запас)»,— пояснили „Ъ“ в пресс-службе республиканского минздрава. В министерстве отметили, что в стадии заключения находятся контракты с федеральным интегратором по линии Минпромторга РФ на поставку средств индивидуальной защиты.

Больше всего антисептиков в Иркутской области, как в аптеках (56,9 тыс. шт.), так и медорганизациях (1,76 млн шт.), и оптовой сети (20,6 тыс.). Хватает их и в омских аптеках (34,5 тыс. шт.), и аптеках Алтайского края (30,9 тыс. шт.). Запасы в количестве менее 30 тыс. шт.— у Кузбасса, от 15 тыс. шт.— у Томской и Новосибирской областей. Отсутствуют — в Республике Алтай и Хакасии. В медорганизациях Красноярского края, республик Хакасия и Тува антисептик полностью отсутствует, говорится в мониторинге Росздравнадзора.

Респираторы есть только в иркутских аптеках (152 шт.) и тувинских (30 шт.). По оптовым сетям, ориентированным на поставку средств в больницы, станции скорой помощи и фельдшерские пункты, известны данные только по Иркутской области (200 шт.).

В медорганизациях большинства сибирских регионов запасы рибавирина и лопинавира составляют в среднем от полумесяца до месяца. Исключением можно считать Алтайский край, в котором запасов рибавирина хватит на восемь месяцев. Интерферона сибирским медучреждениям должно хватить на месяц. В оптовых сетях почти всех регионов запасы также неизвестны.

«Насколько я понимаю, никакой экстраординарной ситуации в Сибири нет. Мы только входим в эпидемиологический процесс, но он широко не развернулся. Вопрос в том, на какой ступени он остановится. Если будет сохраняться такая же ситуация, как сейчас, то, скорее всего, месячного запаса хватит. В обратном случае, если люди не будут соблюдать самоизоляцию и произойдет всплеск, как в Америке,— вероятно, нет. Пока ситуация остается относительно управляемой»,— уверен глава ассоциации врачей Новосибирской области и главврач городской новосибирской поликлиники №1 Сергей Дорофеев.

Я тебя не знаю, маска

Средства биологической защиты в регионах РФ по состоянию на понедельник при текущем уровне расходования их в учреждениях здравоохранения достаточны в среднем на пять-шесть дней вперед. Но в аптеках их нет, кроме 5,8 млн медицинских масок, зафиксированных в Московской области (по другим данным — 0,58 млн, см. обновление в конце текста). Таковы данные мониторинга Росздравнадзора, переданные вчера в правительство. В среднем в больницах есть примерно двухнедельный запас необходимых лекарственных средств, в крупных регионах — более чем на месяц, в Москве — на четыре месяца нормы. Данные о резервах и о заказах, находящихся в логистических схемах, пока отсутствуют — для борьбы с многочисленными крупными вспышками коронавирусной инфекции они должны быть, видимо, существенно большими.

Источник