ABC-анализ. Как и зачем его применять в аптеке
У аптеки довольно серьезный ассортимент, насчитывает до 15000 наименований и более. При этом по основной массе позиций мы имеем товары от разных производителей, часто с разными наименованиями, но обладающими идентичными целебными свойствами. При формировании заказа на поставку при работе с большим ассортиментом сложно уделить внимание всем позициям и не упустить какую-то ключевую позицию. Когда заявку на поставку формирует человек, то ошибки неизбежны – без влияния человеческого фактора здесь не обойтись. При столь существенном ассортименте всегда возникают казусы и недоразумения с наличием и определением объема запаса всегда. Так, например, упустили позицию к заказу или случайно заказали больше, чем это необходимо. Эти ситуации типичны при работе с запасами, если отсутствует автоматизированная система управления запасами. Один из инструментов, который призван нам помочь систематизировать и оптимизировать работы по управлению запасами, является АВС-анализ.
Что такое АВС-анализ? Это инструмент, который позволяет нам разделить объекты исследования на группы в зависимости от важности влияния на результат. АВС-анализ основан на правиле Парето (так же это правило называют 20 на 80), которое звучит следующим образом:
« 80 процентов капитала аккумулируются у 20 процентов населения».
Эту закономерность итальянский социолог Парето выявил, исследуя социальные процессы Италии, но эта же закономерность распространяется и на другие процессы.
Так, например: «80 процентов всего поступающего брака приходится на 20 процентов поставщиков».
Или: « 80 процентов затрат связано с 20 процентами поставщиков».
Или (и для нас этот пример, пожалуй, самый актуальный): «20 процентов товара обеспечивает нам 80 процентов прибыли».
И в данном случае нам как раз необходимо найти эту небольшую часть товаров, которая и обеспечивает нам основную прибыль. Разделив товары на группы по степени важности, мы для себя определяем степень внимания к каждому товару. Например, если на полке не окажется товара, который нам дает 0,006 % от общей прибыли, то это не будет критично. С другой стороны, если на полке не будет товара, который нам обеспечивает 7,6 % прибыли, то такой ситуации допускать не стоит. А если мы все-таки имеем дефицит, то он должен быть минимальным.
После проведения анализа мы весь массив данных, который у нас есть по определенному признаку, разделим на три группы:
Группа А – очень важные объекты
Группа В – объекты средней степени важности
Группа С – наименее важные объекты.
При этом необходимо учитывать, что закономерность «80 на 20» является приблизительным и у каждого объекта исследования эта закономерность своя. Может быть и «76 на 30» или «83 на 34» и так далее.
Как результат проведения анализа, мы сформулируем для каждой группы определенную политику по управлению.
Далее мы рассмотрим алгоритм проведения АВС-анализа. За массив данных мы примем товары.
Первым этапом при проведении АВС-анализа является определение цели и задачи, которые мы перед ним ставим. От этого зависит, какие параметры мы будем выбирать и что дальше делать с результатом. Если целью является сокращение ассортимента, то параметры будут:
— объем продаж в натуральном выражении;
— прибыль.
А если цель стоит – выявление и сокращение затрат на поддержание запасов, то параметры могут быть:
— объем неликвидов;
— занимаемая складская мощность;
— коэффициент оборачиваемости.
Ну а если задача – повысить рентабельность, то выбираемые параметры будут:
— Коэффициент оборачиваемости
— Уровень рентабельности.
Примеров можно приводить массу, так как анализ достаточно прост в исполнении и универсален. Но почему мы заостряем на этом этапе внимание? Иногда некоторые логисты задают вопрос: «Анализ провел, а дальше что делать?». Так вот, сначала надо определиться с тем, что должно быть в результате, а затем выбирать параметры для анализа.
Теперь мы должны определиться с количеством параметров. Выше по тексту в качестве примеров приводились случаи применения по двум параметрам. Можно использовать и большее количество параметров, но никак не меньше.
Рассмотрим такой пример. Цель – сократить ассортимент. Проводим анализ по параметру «Объем получаемой выручки». Значит, из ассортимента мы будем исключать товары, которые нам не обеспечивают выручку в интересующем нас объеме. Претендентами на исключение из ассортиментной матрицы будут товары, которые попали в группу С. Но сюда попадут и такие товары, у которых низкая цена, но объем продаж может быть существенным. То есть товар востребован, и именно такой товар нам обеспечивает постоянных клиентов. Следовательно, если мы такой товар не будем предлагать нашим клиентам, то недовольство их будет только расти. Последствия понятны – отток клиентов из нашей аптеки.
Если мы при сохранении цели анализа за основу возьмем другой параметр «Объем продаж в натуральном выражении», то в группе С у нас окажутся дорогостоящие медикаменты, которые обеспечивают нам высокую прибыль, но продаются не так часто. А товары с небольшой прибылью обеспечивают массовые продажи.
То есть при выборе только одного параметра для анализа мы не получим полной информации. Такой подход при проведении АВС-анализа часто встречается в автоматизированных системах. Так в одной компании товары с минимальной долей (так называемый ассортиментный хвост) автоматически исключались из ассортимента. При следующем проведении анализа мы опять исключим ряд позиций, а следовательно, доли участия каждой позиции изменятся. При таком подходе со временем мы останемся с ассортиментом, который не будет удовлетворять наших клиентов. Если мы планируем автоматизировать проведение анализа, мы должны иметь в виду, что количество параметров не должно быть меньше двух.
В нашем случае задача анализа – оптимизация запасов. Параметры:
— «Прибыль»
— «Объем продаж в натуральном выражении».
Анализ объема продаж, объема дефицита или неликвидов, целесообразно проводить в натуральном выражении, так как если анализировать в денежном выражении, мы получаем некорректные данные. Во-первых ситуация будет искажаться при изменении цен, а во-вторых дешевые товары попадут в группу С, но при этом они могут быть весьма популярные.
Следующий этап – непосредственно проведение анализа. Здесь у нас должен быть следующий алгоритм:
- Составляется массив данных.
- Определяется сумма параметров (Рисунок 1)
3. Отсортировывается массив данных по убыванию по столбцу: Доля в общем объеме. (Рисунок 3)
Рисунок 3 – Отсортированный массив данных по убыванию
Источник
ABC/VEN-анализ
Одним из методов экономического анализа, позволяющих ретроспективно оценить качество фармакотерапии и лекарственного обеспечения, является ABC/VEN-анализ.
ABC/VEN-анализ представляет собой два связанных между собой вида анализа, необходимые для проведения полноценной ретроспективной оценки.
ABC-анализом называется метод оценки рационального использования денежных средств по трём группам (классам) в соответствии с их фактическим потреблением за предыдущий период.
ABC-анализ основан на правиле Вильфредо Парето, 1897 г. (закон 20/80) — «80% доходов приходится на 20% населения» (отсутствие равномерного распределения усилий и результата). Т.е., 80% от общего объёма продаж (прибыли, расходов) компании обусловлено не более чем 20% клиентов (товаров, лекарственных препаратов) и, наоборот, 80% всех клиентов обеспечивают не более 20% оборота. В связи с этим представляется целесообразным всех клиентов компании (товаров, лекарственных препаратов) распределить на три группы.
В приложении к сфере лекарственного потребления согласно выбранным критериям препараты систематизируются на три класса (А, В и С).
Класс А — 10-20% наименований препаратов, на которые расходуется 70-80% бюджета на лекарственные средства.
Класс В — 10-20% наименований препаратов, на которые расходуется 15-20% бюджета на лекарственные средства.
Класс С — 60-80% наименований препаратов, на которые расходуется не более 5-10% бюджета на лекарственные средства.
ABC-анализ позволяет получить объективную картину расходования финансовых ресурсов на лекарственное обеспечение медицинских учреждений. В лечебном учреждении анализ может проводиться по отделениям, больницам и за конкретный период времени (квартал, полугодие, год). Критерии оценки в АВС-анализе могут быть разнообразными и зависят от цели, которую ставит перед собой аналитик. Соответственно АBC-анализ может проводиться по следующим направлениям:
Следующий этап анализа ассортимента лекарственных препаратов состоит в проведении VEN-анализа при участии эксперта (клинического фармаколога) по вопросам лекарственной терапии.
VEN-анализ проводится параллельно с АВС-анализом и позволяет определить приоритетные лекарственные препараты в соответствии с международной практикой их деления на жизненно важные (Vital или V), необходимые (Еssential или Е) и второстепенные (Non-essential или N) (табл. 1).
Таблица 1. Определение приоритетных лекарственных препаратов (VEN -анализ)
Жизненно важные
(Vital)
Лекарства, важные для спасения жизни (например, вакцины); имеющие опасный для жизни синдром отмены, постоянно необходимые для поддержания жизни (инсулины, стероиды, антибиотики и т.п.)
Лекарства, эффективные при лечении менее опасных, но серьезных заболеваний
Лекарства для лечения «легких» заболеваний; препараты с сомнительной эффективностью; дорогостоящие с симптоматическими показаниями
- Целесообразно ли тратятся финансовые средства на лекарства в конкретном ЛПУ (главным образом, какие препараты в группе А и В)?
- Какие шаги необходимо предпринять, чтобы рационализировать лекарственные закупки ?
- Какие препараты в первую очередь следует рассмотреть на предмет включения (исключения) в формулярный перечень?
- Соответствуют ли финансовые затраты данным анализа структуры заболеваемости ?
Пример работы программы «ФармКомпайл»
Для облегчения проведения ABC/VEN—анализа была разработана программа «ФармКомпайл».
Система «ФармКомпайл» предназначена для автоматизированного проведения ABC- и VEN-анализа ассортимента лекарственных препаратов в лечебно-профилактических учреждениях и территориальных органах здравоохранения.
Система «ФармКомпайл» облегчает проведение ретроспективного анализа данных по рациональности и эффективности лекарственного обеспечения.
Система «ФармКомпайл» предназначена:
Для использования данной программы необходимо импортировать файл с перечнем лекарственных препаратов по универсальной форме в формате Exel — Windows (рис. 1).
Рис. 1
Далее программа «ФармКомпайл» (как показано на рис. 2) анализирует затраты на лекарственные препараты и группирует их по классам А, В и С в соответствии с принципами проведения данного ABC—анализа и представляет:
1. Общие данные о стоимостях препаратов по группам А, В, С и диаграмма.
2. Таблица со сведениями о стоимостях и процентах от общего расхода по каждому препарату в каждой группе.
3. Общий итог: сведения о стоимостях и процентах от общего расхода в каждой группе.
Рис. 2
Расчет DDD (Defined Daily Dose)
- Количество потребленных DDD / общее количество койко-дней х 100 койко-дней
- Количество потребленных DDD / среднегодовая численность населения в регионе х 1000 жителей
Рис. 3
Автоматическое создание отчетов
Преимущества программы «ФармКомпайл»
СКАЧАТЬ ПРОГРАММУ: Для скачивания обновления программы ФармКомпайл «АВС/VEN/DDD – анализ» нажмите здесь . Размер файла — 33,1 МБ.
Разработчик: ООО «Компайл»
Адрес: 115172, г.Москва, Котельническая наб., д. 25, корп. 2., офис № 25
Источник
Фармация для всех
Технология, маркетинг, тесты и многое другое.
АВС анализ. Пример
Условия задачи: необходимо заполнить таблицу расчетов по методу ABC -анализа и определить группу A,B,C для каждого препарата. Сформулировать предложения для аптеки по закупке лекарственных средств. При расчетах использовать данные, приведенные в таблице 1.
Данные по препаратам для проведения АВС-анализа
Объем продаж в квартал, тыс.руб.
Доля продаж в квартал, %
Бронхикум, пастилки от кашля
Пектуссин, табл. №10
Грудной эликсир, флак.
Пульмекс Бэби, мазь
1. Рассчитаем объем продаж в квартал по каждому препарату. Для этого суммируем значения продаж за январь, февраль и март:
Лазолван: 378,4 + 350, 2 + 390,7 = 1119,3
Бронхикум: 263,8 + 270,5 + 281,9 = 816,2
Пектуссин: 165,3 + 144,7 + 150,6 = 460,6
Грудной элексир: 107,2 + 111,4 + 119,5 = 338,1
Пульмекс Беби: 65,9 + 78,6 + 84,3 = 228,8
ИТОГО: 1119,3 + 816,2 + 460,6 + 338,1 + 228,8 = 2963
2. Проведем ранжирование препаратов по объему продаж от большего к меньшему. Важно!: В случае пренебрежения данным пунктом решение задачи будет неверным!
В данных условиях все препараты расположены в правильной последовательности: от большего значения к меньшему.
3. Определим долю продаж в квартал по каждому препарату. Важно!: При правильном расчете общая сумма равна 100%:
Лазолван: 1119,3 / 2963 *100% = 37,8%
Бронхикум: 816,2 / 2963 *100% = 27,5%
Пектуссин: 460,6 / 2963 *100% = 15,5%
Грудной элексир: 338,1 / 2963 *100% = 11,4%
Пульмекс Беби: 228,8 / 2963 *100% = 7,7%
ИТОГО: 37,8% + 27,5% + 15,5% + 11,4% + 7,7% = 100%
4. Рассчитаем долю куммулята, т.е. какой объем продаж приносит каждый препарат в сумме с последующим. Важно!: правильный расчет подтверждается тем, что последний препарат должен составлять 100%:
Лазолван: 37,8% + 0% = 37,8%
Бронхикум: 37,8% + 27,5% = 65,3%
Пектуссин: 65,3% + 15,5% = 80,8%
Грудной элексир: 80,8% + 11,4% = 92,3%
Пульмекс Беби: 92,3% + 7,7% = 100%
5. Определим группы А, В, С. В соответствии с правилом Парето
- Группа А — это товары (20 — 15% от ассортимента) с высоким уровнем удельного веса по выбранному показателю (75 – 80% куммулята). Является наиболее ценной для фармацевтической организации группой, которая требует постоянного и скрупулезного учета и контроля.
- Группа В – это товары со средним уровнем удельного веса по выбранному показателю (30-20% ассортимента). Менее важная для группа, которая дает долю в объеме продаж 15-20% (куммулята).
- Группа С – это большое число товаров с незначительной величиной удельного веса по выбранному показателю (примерно 50% ассортимента). Малоценная группа, которая дает долю в объеме продаж 5-10% куммулята.
Таким образом, в ходе проведенного анализа выявлены следующие товары группы А: Лазолван, сироп; Бронхикум, пастилки от кашля; Пектуссин, табл №10; группа В: Грудной эликсир, флак.; группа С: Пульмекс Бэби, мазь.
Заполненная таблица 2 выглядит следующим образом:
Итоговая таблица АВС-анализа ассортимента препаратов
Источник
